Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word (Desain Sendiri & Otomatis)

Cara membuat kop surat di microsoft word adalah cara pertama men-desain sendiri melalui tab menu Insert – klik ikon Header, dan cara kedua dengan otomatis melalui FileMore TemplatesLetterhead.

Posisi kepala surat biasanya berada di bagian header, atau atas, berisi logo suatu lembaga atau instansi, nama, alamat, hingga kontak yang biasa dihubungi. Nah, keperluannya tentu untuk melakukan pertukaran informasi/pesan antar lembaga tersebut.

Umumnya, desain kop surat yang baik dalam perusahaan hanya ada satu. Tidak berubah-ubah, atau memiliki master, untuk menghindari pemalsuan suatu dokumen. Perubahan bisa terjadi bilamana telah disepakati bersama.

Artinya besarnya logo yang digunakan dalam dokumen tersebut, jenis, ukuran tulisan serta letaknya harus sama.

Beberapa hal yang harus dipersiapkan untuk mempermudah dalam membuatnya antara lain.

  • Logo instansi yang resmi.
  • Alamat lembaga.
  • Kontak yang bisa dihubungi: nomor telepon / email / WA.

Cara Membuat Kop Surat

Kita bisa buat kop surat dengan mendesain sendiri menggunakan fitur Header, atau secara otomatis menggunakan template yang telah disediakan oleh Microsoft Office.

Cara membuat kop surat di word (desain sendiri)

Berikut langkah-langkah membuat kop surat di microsoft word:

1. Aktifkan header dengan 2x klik kiri di bagian atas kertas.

cara membuat kop surat

Bagian header akan aktif apabila kita melakukan 2 kali klik kiri di ujung kertas atau lembar kerja. Tandanya terdapat tampilan menu Design, dan ikon header di bawah garis putus-putus.

Pada bagian yang diberi kotak merah, merupakan bagian yang akan dijadikan kop surat. Ya, kita bisa saja melakukannya tanpa header, namun hal ini dilakukan untuk memisahkan suapaya ketika di close. Kepala surat tersebut tidak bisa diedit, sehingga akan menghindari perubahan, seperti terhapus secara tidak sengaja.

2. Masukan logo lembaga / perusahaan.

Caranya dengan melakukan klik menu Insert > lalu pilih Pictures > This Device > cari dan klik gambar logo perusahaan tersebut dan terkahir klik Insert.

Dalam tahap ini, gambar logo untuk kop surat telah berhasil disisipkan ke dalam dokumen. Namun biasanya masih menyesuaikan dengan besarnya pixel. Sehingga kita perlu mengubah ukurannya.

logo

Untuk memperkecil logo tersebut, caranya dengan tahan klik kiri, pada titik di sudut gambar tersebut. Dalam kasus ini, saya mengambl sudut kanan bawah, lalu ditarik ke sudut kiri atas. Hasilnya menjadi seperti ini.

Sampai di sini, jika di geser dengan melakukan pergeseran ke atas atau kiri, entah dengan drop down pada keyboard, atau drag, biasanya tidak akan bisa. Karena format dari gambar tersebut masih In line with text.

Tips!

Agar gambar mudah diedit, maka perlu diubah ke dalam behind text. Atau gambar yang bisa diletakan di belakang text.

Caranya: Klik kanan gambar tersebut, klik Wrap text, Pilih Behind Text.

Setelah itu geser logo tersebut ke tempat yang diinginkan, bisa di pojok kiri, kanan, maupun tengah dokumen sesuai dengan keinginan. Dalam kasus di atas saya meletakannya di pojok kiri kertas. Caranya dengan klik kiri gambar tersebut, lalu gunakan tanda panah dalam keyboard untuk menggeser.

3. Klik kiri di samping logo tersebut untuk menulis nama, alamat, dan kontak.

Agar tulisan yang dibuat berada di tengah maka kita harus melakukan klik kiri di tengah-tengah bagian header tersebut.

masukan alamat

Masukan nama perusahaan / intansi. Misalkan: PT. Ogah Rugi

menambah informasi kop surat

Tekan enter untuk membuat tulisan di bawahnya, seperti informasi alamat. Jika memang posisinya tidak berada di tengah. Tekan saja, (Ctrl + E) secara bersamaan. Ulangi langkah ini untuk menulis informasi kontak seperti email, dan nomor telepon.

Kurang lebih hasilnya seperti ini.

menambahkan informasi kop surat

Umumnya, penulisan nama perusahaan itu lebih besar dari jalan, dan informasi kontak dalam bagian kop surat. Untuk mengeditnya kita tinggal melakukan blok pada tulisan tersebut. Lalu klik kanan.

menambahkan informasi kop surat

Tak ada ketentuan jenis text yang harus digunakan untuk informasi dalam kop surat, namun sebaiknya yang mudah dibaca.

4. Buatkan garis pembatas kop surat dengan Lines.

Cara-nya: Klik Insert, pilih Shape, klik Lines.

Setelah itu klik dan tahan dari titik awal di bawah logo, geser ke kanan sampai hampir diujung kertas.

pembatas kop

Karena garis untuk pembatas kop surat masih menggunakan pengaturan bawaan berawarna kebiruan, dan tipis. Untuk mengubahnya klik kanan pada garis tersebut.

mengedit pembatas kop surat

Untuk menyunting garis, pilih Outline. Weight digunakan untuk menebalkan garis tersebut. Contohnya kita menentukan warna hitam, dengan ketebalan 1.1/2 pt.

contoh kop surat

Nah sampai di sini kop surat sederhana, telah selesai dibuat. Namun kita masih dalam mode penyuntingan header. Maka langkah terakhir:

5. Close header dengan klik kiri 2x di bawah header.

Dengan menonaktifkan header, maka kita bisa mulai menulis sebuah dokumen dengan kop entah seperti untuk kebutuhan surat. Tanpa harus khawatir akan terjadi perubahan. Ingat ya, kepala surat itu ciri khas lembaga jadi semua dokumen harus memiliki design yang sama untuk menghindari penyalahgunaan pemalsuan dokumen.

header kop

Salah satu tanda bahwa header tersebut sudah tidak aktif, adalah objek yang terdadapt di dalamnya menjadi blur. Kita tidak bisa klik kiri sekali, bahkan menghapusnya saat sedang menuliskan informasi untuk dokumen yang sedang dibuat.

Cara membuat kop surat di word (template office)

Pembuatan kop surat dengan template office bukan hanya berupa kopnya saja melainkan, satu paket yaitu desain dari dokumen tersebut, beserta contohnya. Kita tinggal mengubah tulisan dan logo tersebut.

Namun karena filenya bersumber/disimpan di internet oleh office, mungkin agar tidak memberatkan program, sehingga membutuhkan koneksi internet. Namun tenang saja karena ukurannya kecil.

  • 1. Buka menu File.
  • 2. Tampilkan template dengan klik more template.
kop office
  • 3. Ketik: letterhead, pada kotak pencarian, lalu tekan Enter.
design kop surat

Nantinya akan muncul berbagai macam desain dari yang sederhana hingga modern.

  • 4. Klik template yang diinginkan.

Misalkan dalam contoh di bawah ini saya memilih jenis temlate dokumen Busines letter (Apothecary Design).

business letter
  • 5. Creat atau terapkan template tersebut.
membuat design kop surat
  • 6. Ubah logo, nama perusahaan, alamat dan informasi kontak.

Agar mendapatlan hasil yang unik/berbeda dengan template yang telah disedikaan. Maka kita perlu melakukan beberapa perubahan dari logo, nama, warna dan lainnya. Silakan berkreasi sesuai dengan keinginan masing-maisng.

Berikut contoh hasil dokumen berupa kop surat yang dibuat dari template office.

contoh kop surat

Nah, bagaimana? Mudah kan?

Tinggalkan komentar